谈判采购公告
本项目已经采购人批准采购，已具备采购条件。现征集供应商参加本次项目的竞争性谈判采购。具体内容如下：
1．采购范围及要求
1.1 项目概况：根据凤凰山铁矿当前建设进度及竣工验收节点要求，需同步规范整理各项档案资料，依据《煤炭建设工程资料归档及档案管理规范》（NB/T10223-2019）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28—2018）、《山东省档案局山东省发展和改革委员会关于印发〈山东省重大建设项目档案验收办法〉的通知》、《山东能源集团有限公司关于印发〈建设项目档案验收办法（试行）〉的通知》（山能集团发〔2024〕19 号）等相关规定要求，为确保档案资料能顺利通过验收，需聘请第三方服务机构进行指导并提供相关技术服务。
1.2 采购范围：
| 序号 | 项目名称 | 服务内容 |
| 1 | 档案清查与分类 | 对凤凰山铁矿基建项目各阶段形成的档案（包括立项审批文件 、勘察设计资料、施工图纸、监理报告、项目建设竣工资料、 合同协议、财务凭证、声像资料、电子文件等）进行全面清查， 核实档案数量、载体类型及完好状况；依据《建设工程文件归 档规范》及企业档案管理要求，对清查后的档案进行科学分类， 明确各类档案的分类标准及归属类别。 |
| 2 | 档案整理与组卷 | 按照档案整理规范要求，对分类后的档案进行整理（配套符合 档案验收标准的档案装具），包括文件材料的排序、编写页号、 填写卷内文件目录、补印缺少文件等对图纸类档案进行折叠， 确保图纸整洁、规范；根据档案内容关联性及重要程度进行组 卷，确定案卷标题，填写案卷封面、案卷脊背及备考表，保证 组卷合理、案卷完整。 |
| 3 | 档案编目与著录 | 依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008） 为整理组卷后的档案编制档案目录（包括案卷目录、卷内文件 目录）；目录编制符合相关规范，题名要著录合规详细、便于 查找，建立档案管理台账及电子目录数据库，实现档案信息的 快速检索与查询。 |
| 4 | 声像及电子档案处理 | 按照档案数字化加工规范要求，对所有档案进行数字化加工， 包括数字化扫描和图像处理；对项目声像档案（照片、视频、 音频等）进行筛选、编号、文字说明编写，按照声像档案管理 要求进行整理归档，提供符合要求的电子档案装具，确保声像 档案与项目实际情况对应：对电子档案（电子图纸、电子文档、 扫描件等）进行格式规范、病毒查杀、备份存储，建立电子档 |
| 序号 | 项目名称 | 服务内容 |
| 案管理体系，确保电子档案的真实性、完整性、可用性及安全 性，按分类方案符合山东能源集团规范要求，纸质材料归档双 套制，电子档案上传山东能源集团统一的档案管理系统，实现 电子档案与纸质档案的关联对应。 | ||
| 5 | 档案验收与移交协助 | 组织专家开展档案竣工验收，根据验收意见对档案整理工作进 行整改完善，确保档案最终通过验收；验收合格后，对验收资 料按照要求进行整理、编目、数字化、装订、装盒、上架，所 有相关档案都整理完毕符合要求后，按照需方要求办理档案移 交手续，编制档案移交清单，确保档案移交过程规范、清晰， |
| 6 | 档案整理培训与技术指 导 | 双方签字确认。 为需方档案管理人员提供档案整理、保管、利用等方面的技术 培训，培训内容包括档案分类方法、组卷技巧、编目规则、电 子档案管理要点等；在服务期间及档案移交后3个月内，为需 方提供档案管理相关的技术咨询与指导服务，解答需方在档案 |
| 7 | 建设规模 | 管理过程中遇到的问题。 凤凰山铁矿设计年产铁矿石400万吨/年，地面建筑面积约11.2 万m，“矿、土、安”三类工程共103个单位工程，档案材料 约2.5万件，工作量以实际发生为准。每“件”工作量包含完 成纸质版及电子版档案，每“件”的构成以《归档文件整理规 则》【DA/T22—2015】为准。 |
1.3 实施地点：山东临沂市兰陵县临沂会宝岭铁矿有限公司凤凰山铁矿。
1.4 质量/服务标准：
(1)档案整理应严格遵循《煤炭建设工程资料归档及档案管理规范》（NB/T10223-2019）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28—2018）、《山东省档案局山东省发展和改革委员会关于印发〈山东省重大建设项目档案验收办法〉的通知》、《山东能源集团有限公司关于印发〈建设项目档案验收办法（试行）〉的通知》（山能集团发〔2024〕19 号）等相关规定要求，同时符合会宝岭公司内部档案管理规定。
(2)档案清查应全面、无遗漏，确保所有与基建项目相关的档案均纳入整理范围，清查结果需形成书面报告，经需方确认后方可开展后续整理工作。
(3)档案分类应科学、合理，分类体系清晰，便于档案的后续管理与利用；档案排序应遵循项目建设流程及文件形成时间顺序，确保文件材料逻辑连贯。
(4)档案组卷应符合“保持文件材料的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用”的原则，案卷封面、卷内文件目录、备考表等填写内容应完整、准确、清晰，字迹工整（手写需使用蓝黑或碳素墨水，打印需使用规范字体）。
(5)档案编目著录信息应准确、完整，无错录、漏录现象，电子目录数据库应具备检索功能（如按档案编号、案卷标题、形成时间等多字段检索），检索响应时间不超过3 秒。
(6)声像档案应画面清晰、声音清楚，文字说明应包含事件发生的时间、地点、人物、内容等关键信息；电子档案格式应符合国家相关标准（如电子图纸采用DWG 格式，文档采用PDF或DOCX 格式），备份存储应采用至少两种不同介质（如硬盘、光盘），备份文件需定期（每3 个月）检查，确保可正常读取。
(7)供方应配备专业的档案整理团队，团队成员须具备档案管理相关专业知识及基建项目档案整理经验，服务期间应遵守需方的现场管理规定，爱护档案及现场设施，保守项目档案秘密（需签订保密协议）。
(8)服务过程中，供方应定期（每周）向需方提交工作进展报告，报告内容包括本周完成的工作量、遇到的问题及解决方案、下周工作计划等；若遇到重大问题，应在24 小时内书面告知需方，并共同协商解决；合同签订后，供方应安排专人常驻现场指导服务，每月不少于14天。
(9)针对本项目服务需求，组建不低于12 人的服务团队，提供拟组建的团队成员名单，并提供社保证明。
1.5 计划工期：自合同签订之日起至建设项目档案资料全部完成。
1.6 最高限价：55 万元（含税），单价限价为22 元/件，档案材料件数约2.5 万件，工作量以实际发生为准。费用包含完成档案整理（电子及纸质版）、提供技术服务及指导、专家验收等涉及本服务的全部费用。
1.7 结算付款方式：
（1）付款方式：电汇、银行承兑、其他。
（2）结算方式：根据实际完成工作量据实结算，最终结算价款=合同单价*实际验收合格件数。供应商完成所有竣工档案工作通过专家验收后开具发票挂账后付款至结算款的 90%，剩余 10%作为质保金，质保期自凤凰山铁矿基建项目档案通过最终验收合格并完成移交之日起1 年，质保期满后支付质保金。
1.8 质保期：自凤凰山铁矿基建项目档案通过最终验收合格并完成移交之日起，质保期为 1 年。质保期内，若发现档案整理存在质量问题（如编目错误、电子档案损坏等），供方应在接到需方通知后48 小时内响应，7 个工作日内完成整改，且不额外收取费用。
谈判采购文件中提到的品牌或型号仅供参考，为更加直观的说明相应产品的技术标准和要求，供应商应当选择高于或相当于所列品牌或型号的技术标准的产品。
2．供应商资格要求
2.1 在中国境内**
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联系人：张晟
手 机：13621182864
邮 箱：zhangsheng@zgdlyzc.com
